Mit diesem Programm werden Rechnungen, Stornorechnungen und Sammelrechnungen (wenn im Kundenstamm das Kennzeichen Sammelrechnung aktiviert ist) gedruckt. Auf der Rechnung stehen alle bei der Liefermengenzuteilung (s.a. Kundenauftrag - Liefermengenzuteilung - Übersicht) zugeteilten Liefermengen für die Position und alle Daten die im Freigabeprozess der Rechnung definiert wurden. Die zu druckenden Aufträge müssen den Status 6 (frei für Faktura) besitzen. Nach dem Rechnungsdruck erfolgt die Verbuchung der Rechnung. Dabei wird die „Verkaufsstatistik“ gebucht, es werden Daten für die INTRASTAT Statistik bereitgestellt und es erfolgt eine Bereitstellung der Daten für eine angeschlossene Finanzbuchhaltung (s. Drucken Rechnungsausgangsjournal) und für die Provisionsrechnung.

Mit dem Druck der Rechnungen werden die Dokumente bzw. Daten je nach Kommunikationsweg zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt. So können Dokumente nach dem Druck für den Mail-Versand ins Mailcockpit oder für den Postversand direkt an die E-Post-Box für den E-Post-Versand übergeben werden. Zusätzlich können Daten für die EDI-Übertragung (INVOIC) bereitgestellt werden.

Eine mengenmäßige Verbuchung hängt von den Einstellungen im Feld Lagerverbuchung innerhalb des Parameters Basisparameter Auftragsabwicklung ab:

Lagerverbuchung = Lieferscheindruck:
Es wird keine Lagerabgangsbuchung und keine Bedarfsausbuchung bei der Faktura durchgeführt, wenn bereits eim Lieferschein gedruckt wurde. Nach dem Drucken der Rechnung wird der Status automatisch auf 8 gesetzt, wenn es sich um eine Abschlussrechnung (Auftrag ist nach Faktura erledigt) handelt. Bei Aufträgen mit Teillieferungen wird der Status wieder auf 3 gesetzt (die Liefermengenzuteilung kann erneut erfolgen).

Lagerverbuchung = Rechnungsdruck:
Der Lagerabgang des Endprodukts wird ausgebucht und die Bedarfe zurückgebucht, eine Rechnung, Sammelrechnung oder Gutschrift wird gedruckt. Nach dem Drucken der Rechnung wird der Status vom Programm automatisch auf 8 hochgesetzt, wenn es sich um eine Abschlussrechnung (Auftrag ist Faktura erledigt) handelt. Bei Aufträgen mit Teillieferungen wird der Status wieder auf 3 gesetzt (die Liefermengenzuteilung kann erneut erfolgen).

Soll eine Rechnung nochmals gedruckt werden, weil die Menge oder der Preis nicht gestimmt hat, so muss die Rechnung im Auftragskopf storniert werden. Beim nächsten Rechnungsdruck wird eine Stornorechnung und u.U. direkt eine neue Rechnung gedruckt. Bei der Stornierung werden alle bereits verbuchten Daten negativ verbucht.
Rechnungen oder Sammelrechnungen (wenn im Kundenstamm das Kennzeichen Sammelrechnung aktiviert ist) werden nur für Aufträge mit Status 6 (Frei für Faktura) gedruckt.

Die Rechnungen können abgerufen werden für:

• einen Auftrag gezielt (Eingabe einer Auftragsnummer)
• alle Aufträge eines Kunden (Eingabe einer Kundennummer)
• für spezielle Rechnungskennzeichen (Eingabe Rechnungskennzeichen von/bis)
• nur Stornierungen

Durch die Definition von Sperrkennzeichen können einzelne Aufträge (s. Kundenauftrag - Auftragskopf) gezielt vom Druck spezieller Versandpapiere ausgeschlossen werden.

Wenn im Kundenstamm das Kennzeichen Sammelrechnung aktiviert ist, dann werden für diesen Kunden Sammelrechnungen gedruckt. Dabei werden die zu fakturierenden Daten aus mehreren Aufträgen eines Kunden auf eine Rechnung gedruckt, sofern
- das Rechnungskennzeichen
- die Zahlungsbedingung
- die Valutatage
- das Valutadatum
- die Lieferbedingung
- die Nummer der Rechnungsadresse
- das Regulierungskennzeichen mit Stammnummer
- die Mandante (Ermittlung über Abgangslager)
- das EDI - Kennzeichen für Rechnungsdruck
- die freie Rechnungsanschrift
- der Steuercode
und
- die Versandart
in den Aufträgen identisch sind.

Falls die Nummer der Rechungsadresse >= 998 ist werden die Aufträge immer getrennt.
Bei Automotive-Kunden mit Rechnungsausgabe nach VDA4906 ist zusätzlich die Abschlussbestellnummer entscheident.

Zur Stornierung einer Sammelrechnung müssen die Rechnungen in allen Aufträgen, die auf der Sammelrechnung enthalten sind, storniert werden.

Hinweis:
Druck von Gutschriften:
Gutschriften können einem zusätzlichen Prüfungs- und Freigabevorgang unterliegen. Dafür ist es zum einen notwendig, Gutschriften separat von den Rechnungen drucken zu können, und zum anderen darf der Druck zur Prüfung der Gutschrift noch nicht den Status des Vorganges auf erledigt (8) setzen, um eventuelle Änderungen während des Prüfungsprozesses in das Dokument übertragen zu können. Um dies zu ermöglichen, besteht eine zusätzliche Selektion nach Rechnungskennzeichen und es besteht die Möglichkeit einen Testdruck durchzuführen. Durch Eingabe eines einzelnen Rechnungskennzeichens (z.Bsp. Auswahl von 50 bis 50) können Gutschriften getrennt von den Rechnungen zum Druck ausgewählt werden.
Wird der Testdruck ausgewählt, so wird der Auftrag bei Erstellung des Druckdokuments nicht verändert. Somit steht das Dokument für nachfolgende Änderungen und späteren endgültigen Druck (Testdruck nicht gesetzt), dann natürlich mit Statusänderung, zur Verfügung.

Informationen zu den "Buttons"

Wenn der aufrufende Sachbearbeiter die Berechtigung zum Druck aller Rechnungen besitzt und die Auswahlmaske nicht unterdrückt werden soll (s. Alle drucken ohne Abfrage), so erscheint die folgende Maske. Hier kann der Druck für spezielle Sachbearbeiter, welche die Aufträge erfasst haben, gestartet werden. Diese Auswahl erscheint nicht bei direktem Aufruf für einen einzelnen Kundenauftrag.

Informationen zu den "Buttons"

Im täglichen Betrieb kann es zu Überschneidungen verschiedener Druckaufrufe der Sachbearbeiter kommen. Ist bereits ein Druckjob von Sachbearbeiter 1 aktiv, der aktuelle zu druckende Aufträge (Sachbearbeiter 2) bereits beinhaltet, wird der neue Druckaufruf unterbunden. Sachbearbeiter 2 muss in diesem Fall warten bis Sachbearbeiter 1 seinen Abruf abgeschlossen hat.

Es erscheint folgende Informationsmaske des sperrenden Aufrufes zum sachbearbeiter 1.

Informationen zu den "Buttons"