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Mailcockpit - Übersicht
Mit diesem Programm können alle erzeugten Mails angezeigt und versendet werden. Über die Filter Status, Datum, Formular-Art und Nur eigene Belege kann die Auswahl eingeschränkt werden. Das Löschen der Mails ist nur möglich, wenn der Benutzer die entsprechende Berechtigung dafür besitzt.
In der folgenden Übersichtsmaske werden alle Mails anhand der getroffenen Auswahlen angezeigt und können zur Bearbeitung aufgerufen werden.
Bei orangenen Zeilen wurde die zu versendente Datei noch nicht erstellt.
Felder
| Status | Mögliche Auswahlen für die Eingrenzung nach Status sind: Alle Nicht versendet Versendet Gelöscht Die endgültige Löschung der Mails erfolgt automatisch, sofern das Anlagedatum älter als 1 Monat ist. | |
| Anlage-Datum | Mögliche Auswahlen für die Eingrenzung nach dem Anlage-Datum der E-Mail sind: Alle Heute Gestern Aktuelle Woche Letzte Woche Vorletzte Woche Vorvorletzte Woche Aktueller Monat Letzter Monat Älter Datum von/bis Wird diese Auswahl gewählt, so kann der Anwender einen freien Zeitbereich vorgeben. | |
| Datum von/bis | Diese Felder sind nur sichtbar und als Voreinstellung speicherbar, wenn der Datums-Filter auf „Datum von/bis“ gesetzt wird. Die Werte in den beiden Feldern werden rollierend gespeichert. Dies bedeutet, dass das eingestellte Zeitintervall (z.Bsp. zwei Wochen) rollierend je Tagesdatum eingestellt wird. | |
| Formularart | Mögliche Auswahlen für die Eingrenzung nach Formular-Art sind: Alle Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung Auftragseingangsbestätigung Angebot Anfrage Bestellung Lieferanmahnung Avisierung Reklamation Mahnung | |
| Nur eigene Belege | Ja - Nur eigene Belege mit den entsprechenden Eingrenzungen werden angezeigt. Nein - Alle gefundenen Belege mit den entsprechenden Eingrenzungen werden angezeigt. (Feld ist nur sichtbar, wenn der Benutzer die Berechtigung für alle Belege besitzt) | |
| Sachbearbeiter | Die Auswahl ist nur aktiv, wenn das Kennzeichen „nur eigene Belege“ aktiviert wurde. Es werden nur die Mails des ausgewählten Sachbearbeiters angezeigt. (Feld ist nur sichtbar, wenn der Benutzer die Berechtigung für alle Belege besitzt) | |
| Abfrage vor Mailversand | Das Feld ist nur sichtbar und als Voreinstellung speicherbar, wenn als Mail-System „Outlook mit Abfrage vor Mailversand“ aktiviert wurde. Hiermit kann die Abfrage bei den Sendevorgängen temporär unterdrückt werden. |
Tabelle
| (Auswahlkennzeichen) | Markierung für zu versendende Mails |
| Formularart | Anzeige der Formularart |
| Datum | Datum der Mail |
| Beleg-Nr. | Anzeige der Belegnummer |
| Vorgangs-Nr. | Anzeige der Vorgangsnummer |
| Status | Der Status zeigt an, ob eine Mail versendet, nicht versendet oder gelöscht wurde. |
| Betreff | Betreffsbezeichnung |
| An | Mailadresse des Empfängers der Mail |
| Kopie | Mailadresse des Empfängers der Kopie |
| Blindkopie | Mailadresse des Empfängers der Blindkopie |
| Kunde | Kunden- bzw. Lieferantennummer |
| Name Zeile1 | Name des Kunden bzw. Lieferanten |
| Dateiname | Dateiname des Anhangs (Belegs) |
| Anlage von | Sachbearbeiter der Anlage |
| Anlage am | Datum und Zeit der Anlage |
| Geändert von | Sachbearbeiter, der die letzte Änderung durchgeführt hat |
| Geändert am | Datum und Zeit der letzten Änderung |
| Änd.AB | Anzahl der Änderungen der Auftragsbestätigung/Auftragseingangsbestätigung |
| Unterart | nähere Spezifikation der Formularart z. B. Anzahlungsrechnung, Zollrechnung |
| Versand-Datum | Datum, wann die Mail versendet wurde |
| Rekl. Nr. | Anzeige der Reklamations-Nummer, falls es sich um eine Reklamation handelt |
| Rekl. Pos | Anzeige der Reklamations-Position, falls es sich um eine Reklamation handelt |
| Versendet von | Sachbearbeiter, der die Mail versendet hat |
| Info/Fehlertext | Mögliche Anzeige des Fehlertextes bei nicht versendeten Mails |
| Verdichtungs-ID | Sind mehrere Mails via „Mails zusammenfassen“ verschickt worden, so läßt sich dies anhand der gleichen Verdichtungs-ID feststellen |
Menüpunkte
| Datei | Informationen zum Menüpunkt "Datei" |
| Bearbeiten | Informationen zum Menüpunkt "Bearbeiten" |
| Alle markieren | In allen Zeilen wird der Markierungshaken gesetzt |
| Alle demarkieren | In allen Zeilen wird der Markierungshaken entfernt |
| Ausgewählte Mails senden | Markierte Mails werden gesendet |
| Mails zusammenfassen (n-PDF) | Hiermit besteht die Möglichkeit, mehrere Belege als eine Mail zu versenden. Die PDF-Dateien erscheinen einzeln in der Mail. Die Empfänger-Adresse muss identisch sein. |
| Mails zusammenfassen (1 PDF) | Hiermit besteht die Möglichkeit, mehrere Belege als eine Mail zu versenden. Die PDF-Dateien werden zu einer PDF-Datei zusammengefasst. Die Empfänger-Adresse muss identisch sein. |
| Server-Mail | Hiermit können die Mails per Server versendet werden. Als Benutzer muss cd2000 angelegt und Mailsystem SMTP eingestellt sein. |
| Verbindungen | Informationen zum Menüpunkt "Verbindungen" |
| Mail-Journal | Verzweigt in das Mail-Journal |
| Anzeige | Informationen zum Menüpunkt "Anzeige" |
| Extras | Informationen zum Menüpunkt "Extras" |
| Signatur | Öffnet die Maske Signatur zur Erfassung einer Signatur. |
| Hilfe | Informationen zum Menüpunkt "Hilfe" |
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